معرفی سیستم بایگانی اسناد و دبیرخانه

سیستم بایگانی اسناد و دبیرخانه الکترونیک چیست؟

در هر سازمانی، روزانه تعداد زیادی نامه وارده و صادره جابه‌جا می‌شود؛ تا وقتی این تعداد کم است، دفتر دستی جواب می‌دهد اما با رشد سازمان، پیگیری نامه‌ها، پیدا کردن ضمائم و بایگانی درست، بدون اتوماسیون عملاً ناممکن می‌شود. سیستم بایگانی اسناد و دبیرخانه محک پاسخ کامل به این نیاز است: ثبت، پیگیری، بایگانی و بازیابی تمام مکاتبات سازمان در یک محیط امن.

کلیه مشخصات نامه‌های وارده و صادره با شماره اندیکاتور و طبقه‌بندی ثبت می‌شود، ارجاعات هر نامه قابل ثبت و پیگیری است و فایل‌های متنی، صوتی و تصویری به‌عنوان ضمیمه در بانک اطلاعاتی بایگانی می‌شوند — بدون نیاز به وجود فایل روی کامپیوتر؛ هر زمان که لازم شد، سند باز، ویرایش و گزارش‌گیری می‌شود.

امکانات کلیدی این نسخه در یک نگاه

مدیریت نامه‌ها

• ثبت کلیه مشخصات نامه‌های وارده و صادره
• شماره‌گذاری اندیکاتور و طبقه‌بندی نامه‌ها
• ثبت ارجاعات نامه و پیگیری وضعیت

بایگانی الکترونیک

• بایگانی اسناد و فایل‌های متنی، صوتی و تصویری در بانک اطلاعاتی
• باز و ویرایش فایل‌های ذخیره‌شده بدون نیاز به فایل روی سیستم
• گروه‌بندی و موضوع‌بندی بایگانی
• جستجوی سریع و گزارش‌گیری از آرشیو

این نسخه برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

این سیستم برای سازمان‌هایی مناسب است که حجم مکاتبات اداری‌شان زیاد است؛ شرکت‌های پیمانکاری با مکاتبات متعدد با کارفرما، مؤسسات آموزشی، شرکت‌های بازرگانی و دفاتر مرکزی سازمان‌های بزرگ. اگر از نسخه کد214 محک یا کد235 محک محک استفاده می‌کنید، این سیستم از قبل در نرم‌افزار شماست؛ نسخه مستقل برای سایر کاربران محک طراحی شده است.

دبیرخانه الکترونیک یا بایگانی کاغذی؟

بایگانی کاغذی با رشد سازمان، هزینه جستجو و ریسک گم‌شدن را بالا می‌برد؛ دبیرخانه الکترونیک محک، هر نامه را با ضمائمش به یک رکورد قابل جستجو تبدیل می‌کند. مزیت اتصال به محک این است که اسناد حسابداری هم می‌توانند در همین بایگانی ذخیره شوند و یک آرشیو واحد سازمانی بسازند.

سوالات متداول

فایل‌ها کجا ذخیره می‌شوند؟

در بانک اطلاعاتی سیستم بایگانی؛ یعنی حتی اگر فایل اصلی از کامپیوتر پاک شود، نسخه بایگانی‌شده باز و ویرایش می‌شود.

آیا برای نامه‌ها گزارش می‌توان گرفت؟

بله؛ گزارش از بایگانی‌های انجام‌شده بر اساس تاریخ، موضوع، گیرنده و فرستنده قابل استخراج است.

ارتباطی با حسابداری محک دارد؟

بله؛ امکان اتصال به بایگانی اسناد برای بایگانی کردن اسناد حسابداری وجود دارد و نسخه‌های سازمانی 214 و 235 این سیستم را به‌صورت داخلی دارند.

برای دریافت مشاوره رایگان انتخاب نسخه مناسب و استعلام قیمت روز، با کارشناسان مشاورمالی در تماس باشید; نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار نیز به‌صورت رسمی انجام می‌شود.